Het migreren van technische documentatie naar een nieuwe software of een component content management systeem (CCMS) is geen eenvoudige taak. Het omvat vele stappen, verschillende programmeertalen, handmatig werk en geduld. Vaak moet je delen van de migratie opnieuw doen terwijl je nog maar halfweg bent.
Migraties vereisen planning en projectmanagement. Denk aan vragen zoals:
Wat moeten we als eerste migreren?
Hoe kunnen we de migratie combineren met ons dagelijkse werk?
Hoeveel herwerk willen we doen versus hoeveel willen we herschrijven?
Hoeveel werk moeten we intern doen? Hoeveel werk moeten we uitbesteden?
Onverwachte problemen zullen zich voordoen, bijvoorbeeld met afbeeldingen of interne hyperlinks.
Generatieve AI, zoals populaire Large Language Models (LLMs), kan je niet veel helpen: stochastische modellen zijn niet betrouwbaar genoeg en zullen hallucinaties en/of onzin produceren. Wat je nodig hebt, zijn regels, geen inferentie.
Zolang je content gestructureerd is, is AI niet nodig: traditionele programmeertalen zoals Java, .Net of Python zijn geschikter. Als je tussen XML-schema’s migreert (bijvoorbeeld van DocBook naar DITA), dan is XSLT een goede keuze.
Word is vaak een speciaal geval: hoewel Word-documenten in feite XML-documenten zijn, kunnen conversies via XSLT moeilijk zijn. Er zijn Word-naar-XML-applicaties op de markt beschikbaar.
Ongestructureerde content, zoals PDF’s of Word-documenten zonder stijlen, kan niet op een rechttoe rechtaan manier gemigreerd worden. Dit proces kan geautomatiseerd worden dankzij computervisie (een andere vorm van “AI”). Voor meer informatie, zie Gestructureerde content uit oude documenten.
Zet een pilotmigratie op met een aanzienlijk aantal documenten. Het is belangrijk dat je de hoeveelheid voorbereidend werk en herwerk zo precies mogelijk inschat.
Na wat trial-and-error kun je ontdekken dat je je documenten moet voorbereiden en opschonen voor de migratie. Kan dit voorbereidende werk geautomatiseerd worden, en hoe? Taalspecifieke talen kunnen hierbij helpen, bijvoorbeeld Visual Basic for Applications (VBA) in Word of ExtendScript/JavaScript in FrameMaker.